|
 |
|
|
|
|
|
 |
|
|
|
|
|
Oorsprong van de risicoanalyse
Op welk moment wordt de risicoanalyse uitgevoerd?
Schoolvoorbeeld: Onderwijsvernieuwingsproject
Schoolvoorbeeld: project documentenstroom
Succesfactoren
Checklist risicofactoren (download de checklist [76 KB]
)
Aanbevolen boeken
Zo maak je een risicoanalyse
Risicoanalyses
AANBIEDINGEN MANAGEMENTBOEK
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Bij risicoanalyse is wellicht de eerste gedachte verzekeringswiskunde of veiligheid. Daar ligt de oorsprong van de risicoanalyse. De instrumenten die daar zijn ontwikkeld, hebben hun waarde ook in andere situaties bewezen. Die oorspronkelijk wat meer exacte benadering is nog terug te vinden in de 'definitie' van risico die op veel plaatsen opduikt: risico = kans x schade. De uitwerking van een risicoanalyse wordt dan een 'rekenwerk' dat een nauwkeurigheid suggereert die er niet is. Vandaar dat in de voorbeelden op deze website die 'traditionele' benadering uit de veiligheidskunde niet is gevolgd, maar een meer praktische uitwerking, eigen aan de aanpak van Schoolvoorbeeld.
Risicoanalyse als onderdeel van een project heeft snel opgang gemaakt in het bedrijfsleven door de vele automatiseringsprojecten. De veranderingen binnen organisaties die samenhingen met die projecten waren groot, net als de afbreukrisico's. Een goede reden om van tevoren na te denken over maatregelen om de risico's te verminden. Deze informatie betreft verder uitsluitend de risicoanalyse van (veranderings)projecten.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Er is een aantal momenten bij uitstek geschikt om een risicoanalyse uit te voeren:
Nog voordat het project van start is gegaan, bij het verlenen van de opdracht. Opdrachtgever en projectleider maken een eerste schatting van de risico's. Ook wordt nagegaan welke maatregelen moeten worden genomen.
Vervolgens is het goed om in het beginstadium van het project, wanneer het projectteam is samengesteld die risicoanalyse met het projectteam na te lopen en nader te detailleren. Het betrekt de projectgroep bij de verantwoordelijkheid voor een geslaagd project. Het uitvoeren van een risicoanalyse in een groep heeft in het algemeen een meerwaarde, omdat verschillende invalshoeken en schattingen van de situatie worden ingebracht. Ook de te nemen maatregelen zijn weer onderdeel van deze risicoanalyse.
Tenslotte kunnen risicoanalyses tijdens het project worden uitgevoerd of bijgesteld, bijvoorbeeld bij de afronding van een fase, wanneer een beslissing moet worden genomen over het vervolg van het project.
Of daadwerkelijk herhaling van de risicoanalyse plaatsvindt, is afhankelijk van de risico's, de omvang van het project en de mogelijkheden om maatregelen te nemen.
Een risicoanalyse wordt bij voorkeur met een groep uitgevoerd. Als houvast kan een checklist dienen, die speciaal is geschreven voor risico's die verbonden kunnen zijn aan projecten. Natuurlijk kan ook een eigen checklist worden gemaakt. Een voorbeeld van een checklist is hier te download [76 KB]
.
|
|
|
|
|
|
Bijgaand een deel van de risicoanalyse uit een projectplan voor een onderwijsvernieuwingsproject. De gegevens zijn slechts gedeeltelijk overgenomen in dit voorbeeld. Deze risico-analyse is in de oriëntatiefase is opgesteld. Bijstelling vindt in de loop van het project plaats. Elke risicoanalyse is afhankelijk van de organisatie en de situatie.
In dit voorbeeld is een schatting gemaakt van het risico, op een praktische wijze, door middel van plusjes (hoe meer plusjes, hoe hoger het risico).
Ook hier geldt dat geformuleerde risico’s aandachtspunten vormen en geen argumenten om het traject niet te willen volgen of de besluitvorming negatief te beïnvloeden.
Vandaar dat in dit projectplan naast de risicoanalyse ook een lijst is opgesteld met succesfactoren (niet in dit voorbeeld weergegeven), zodat ook zichtbaar wordt dat er zaken zijn die een positieve invloed kunnen hebben op het verloop van het project.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Risico
|
Maatregel
|
Opmerking
|
|
|
|
|
|
-
|
Afstemming (meer kans, dan risico)
|
Afstemming vooral op niveau van projectleiders en taken van projectmedewerkers. Daarnaast inhoudelijke afstemming wanneer er raakvlakken of overlappingen zijn.
|
|
+
|
Communicatie, eventueel scholing
|
Andere (didactische) aanpak vergt extra aandacht
|
|
|
|
|
|
-
|
Doel duidelijk. Planning moet nog worden gedetailleerd
|
Fasering en afstemming met zowel interne als externe betrokkenen
|
|
++
|
Communicatie en discussie
|
Communicatie door middel van berichten in weekbulletin, agendapunt op vergaderingen en aparte bijeenkomsten voor dit project.
|
|
++
|
Goede voorbereiding en bewaken projectplan, tijd, budget en personele inzet. Samenwerking met andere scholen
|
|
|
|
|
|
|
+++
|
Aanvragen subsidie/overheidsgelden, eventueel zoeken van sponsors en reserveren budget
|
Bij onvoldoende middelen kan project in gevaar komen
|
|
+
|
Samenstelling definitieve projectteam moet nog plaatsvinden
|
Formatie en taakbrieven moeten wellicht worden aangepast
|
|
+
|
Tijd investeren in samenwerkingsverbanden
|
Samenwerkingsverbanden tot nu toe wisselend van intensiteit en 'opbrengst'
|
|
|
|
|
|
|
In dit project is geen gebruik gemaakt van een checklist, maar is op basis van ervaring en kennis van de organisatie door de projectgroep een drietal risico's beschreven met daarbij de maatregelen die genomen werden om de risico's te verminderen. In dit praktijkgeval, waarin de risico's overzichtelijk waren en adequate maatregelen genomen konden worden, is geen aandacht besteed aan het maken van een schatting van de omvang van de risico's en de mogelijke schade, maar is heel praktisch gezocht naar mogelijke risico's en maatregelen (die voor een deel al waren verwerkt in het projectplan)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Maatregel
|
|
In de werkgroep is een redelijke vertegenwoordiging geweest van de verschillende afdelingen. Deze personen hebben zich hierdoor al gecommitteerd aan de invoer van het pakket. De onzekerheid bij de eindgebruikers dient zoveel mogelijk te worden weggenomen door regelmatig informatie te verstrekken in het bedrijfsblad en via regulier overleg. De onrust bij de medewerkers door onwennigheid kan worden beperkt door een goede begeleiding van het projectteam na opleiding en ingebruikname van het pakket. Acceptatie door gebruikers is het best te verkrijgen door een goede voorlichting en het snel tonen van resultaten. Ook zal de planning zodanig moeten zijn dat na opleiding de gebruikers meteen aan de slag kunnen met het pakket. Omdat het een nieuw pakket voor de medewerkers is, zullen de gebruikers (intern) moeten worden opgeleid. Omdat het een relatief eenvoudig pakket is zal dit echter weinig problemen opleveren. Goed ontwikkeld opleidingsmateriaal en een goede (inhoudelijke en facilitaire) voorbereiding door het projectteam moet de gebruikers vertrouwen geven in reeds aanwezige kennis.
|
|
Tijdens de doorlooptijd van het project is er een verminderde inzet van de projectteamleden op de andere taken geaccepteerd. Achteraf bleek de geschatte hoeveelheid tijd van projectleider en teamleden goed aan te sluiten bij de begrote hoeveelheid uren. Ook in dit geval is een goede voorbereiding en schatting van de tijd van belang, omdat extra - niet voorziene - inzet door collega's minder snel zal worden geaccepteerd.
|
|
De meeste afdelingen gebruikten Excel om hun post te registreren. Voor deze historische gegevens moet worden onderzocht of conversie naar het nieuwe pakket haalbaar is en voldoende oplevert. Gezien de winst die de invoer van het systeem en de opzet van procedures en richtlijnen met zich meebrengt, zal dit door alle gebruikers worden geaccepteerd. Gezien de omvang van het project zal er geen sprake zijn van schaduwdraaien. Na de overstap naar het nieuwe pakket zullen oude gegevens wel beschikbaar moeten blijven in Excel, zeker indien conversie niet plaatsvindt (die laatste situatie was aan de orde, omdat de conversiekosten niet opwogen tegen de extra toegankelijkheid van weinig gebruikte gegevens)
|
|
|
|
|
|
|
Naast risico's zijn er vaak ook zaken die bijdragen aan het succes van een project. Te denken valt dan aan bijvoorbeeld:
Steun van het management in woord en daad en actieve betrokkenheid
Enthousiaste en betrokken medewerkers
Een ervaren projectleider
Enthousiasme bij leerlingen, afnemende scholen of andere betrokkenen
Beoogd resultaat sluit goed aan bij ontwikkelingen in de school
Medewerkers die veranderingsbereid zijn en beschikken over veranderingsvermogen
Goede facilitaire structuur, die het project kan ondersteunen
Duidelijkheide communicatie o.a. over afspraken en procedures
Verantwoordelijkheid voor en belang van het project zijn duidelijk
Realistische verwachtingen van het project en het projectteam
Het project past binnen de bstaande cultuur en structuur van de organisatie
Voldoende middelen en mensen beschikbaar en geen extreme druk op de doorlooptijd
Samenwerking met deskundigen (zowel inhoudsdeskundigen als ervaringsdeskundigen)
Een goed werkend kwaliteitssyteem of veel kwaliteitsbesef binnen de organisatie
Voldoende kennis en vaardigheden binnen de school aanwezig
Goede voorbereiding van projecten en afstemming tussen projecten zijn gebruikelijk
Het is goed om ook die factoren te benoemen, zeker als de mogelijkheid bestaat dat medewerkers door de risicoanalyse - waar ze veelal nog aan moeten wennen - de indruk krijgen dat ze aan een onmogelijke taak beginnen. De risicoanalyse is juist bedoeld om de valkuilen te vermijden, niet om ze te graven.
Begin van de pagina
|
|
|
|
|
|
|
|
|
